Zmiany w przepisach

Od 01.11.2019r. obowiązują nowe przepisy w zakresie płatności VAT, tzw. mechanizm podzielonej płatności (MPP), ang. Split Payment.

W dużym skrócie, polega to na rozdzieleniu płatności w obrocie gospodarczym na wartość netto i VAT na osobne rachunki bankowe.

• Tutaj znajdują się szczegółowe informacje nt. nowych obowiązków przedsiębiorców:

1. Mechanizm podzielonej płatności – Załącznik nr 15, dodatkowe informacje, sankcje
2. Mikrorachunek podatkowy – link do generatora
3. Biała lista podatników VAT
4. Rozporządzanie środkami z rachunku VAT

W ostatnich miesiącach 2019 r. wprowadzonych zostało kilka nowelizacji w przepisach podatkowych.

• Tutaj znajdują się szczegółowe informacje nt. nowych obowiązków przedsiębiorców:

1. Odwrotne obciążenie
2. Niższy PIT
3. Zwolnienie z VAT – zmiana art. 113
4. Ulga na zł długi w PIT i w CIT
5. NIP na paragonach
6. WIS – Wiążąca informacja skarbowa

Trwający w Polsce proces digitalizacji sfery publiczno-prawnej i związana z tym aktualizacja przepisów, a także ostatnie zmiany w obszarze ochrony danych osobowych dotknęły obecnie dokumentów związanych z zatrudnieniem – tych w firmie i tych „do ZUS-u”

Papierowo czy elektronicznie

Od początku 2019 roku pracodawcy mają możliwość wyboru jednej z dwóch równoważnych formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej – jak dotychczas, czyli „papierowo” lub elektronicznie. Forma elektroniczna polega na tworzeniu dokumentów bezpośrednio w systemach IT oraz na skanowaniu dokumentów papierowych i opatrzeniu ich kwalifikowanym podpisem (pieczęcią) elektronicznym. Przepisy przewidują dobrowolność wyboru formy, (…) Przed podjęciem decyzji o zmianie formy akt pracowniczych dobrze jest poznać wszystkie wytyczne w tym zakresie i przeanalizować je pod kątem konkretnego podmiotu. W tym celu odsyłam do źródła, tj. Ustawy z dnia 10.01.2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Nowe kody ubezpieczeniowe i druki ZUS

Zmiany w tym zakresie obejmują pojawienie się kilku nowych kodów tytułów ubezpieczenia oraz zmian aktualizujących w opisach dotychczas istniejących kodów. Po szczegóły najlepiej zerknąć bezpośrednio do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20.12.2018r. w sprawie określenia wzorów dokumentów przekazywanych do ZUS lub do najnowszej wersji Płatnika. (…)

Przechowujemy – kiedy 10, a kiedy 50 lat

Pod kątem długości okresów obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej mającej wpływ na ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty nowe przepisy „podzieliły” pracowników na trzy grupy. Wobec zatrudnionych:

• przed 31.12.1998 – przechowujemy je „po staremu”, tj. 50 lat, czyli do 2049r.

• w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018 – 50 lat lub 10 lat, pod warunkiem sporządzenia i przekazania ZUS RIA,

• po 01.01.2019 – przechowujemy 10 lat, gdyż w nowych imiennych raportach miesięcznych pracowników i zleceniobiorców znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości świadczeń, które ZUS ma zapisywać na koncie każdego ubezpieczonego.(…)

„Nowa” teczka pracownicza

W aktach osobowych doszła nowa, czwarta część, tzw. Część D. Mają być w niej przechowywane dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. (…) Wnikliwych odsyłam do lektury Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

A ponadto…

• Przy ponownym zatrudnieniu byłego pracownika można kontynuować jego wcześniejszą dokumentację pracowniczą.
• Przy zatrudnieniu pracodawca ma prawo do żądania od pracownika podania numeru konta do wypłaty wynagrodzenia, a wypłata w gotówce będzie możliwa jedynie na wniosek pracownika.
• Ze świadectwem pracy pracownik otrzymuje informację o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej oraz możliwości jej odbioru po tym okresie oraz ewentualnym zniszczeniu, jeśli nie zostanie odebrana.

Przeczytaj całość tutaj (s. 16-17)

Na łamach Biznesu Lubuskiego ukazał się artykuł, w którym wyjaśniamy zmiany w zakresie dokumentowania transakcji w obrocie gospodarczym z punktu widzenia rozliczeń podatku VAT. Zachęcamy wszystkich przedsiębiorców, podatników do zapoznania się z jego treścią!

Od lipca 2018 roku przedsiębiorców miała czekać zmiana dotycząca zasad wystawiania faktur do paragonów – na paragonach, podobnie jak na fakturach, niezbędny byłby numer NIP nabywcy.

Jednak projekt ustawy ostatecznie nie przeszedł, a nowe przepisy będą obowiązywały najprawdopodobniej od 2019 roku.

Nielegalny obrót paragonami

Obecnie kontrahent może dokonać zakupu „na paragon”, a następnie w ciągu trzech miesięcy od daty jego wystawienia zażądać od sprzedawcy, by na jego podstawie wystawił fakturę na jego działalność. Zdaniem Ministerstwa Finansów taka praktyka powoduje nielegalny proceder, który polega na tym, iż „nieuprawnieni” przedsiębiorcy mogą wykorzystywać nie swój paragon do wystawienia do niego faktury, czyli innymi słowy – „nielegalny obrót paragonami” w celu generowania kosztów w firmie.

(…)

Zmiany dla kupujących

Od lipca br., zgodnie z projektem zmian do ustawy o VAT, miały wejść w życie nowe przepisy, których głównym przesłaniem będzie to, że na paragon bez numeru NIP przedsiębiorca nie uzyska faktury. W praktyce oznacza to, że:
– przy tzw. zakupach „na firmę” na paragonach będzie musiał widnieć jej NIP,
– faktury do paragonów będą mogły być wystawiane wyłącznie na firmę, której NIP został na nim umieszczony.

(…)

Przeczytaj całość tutaj

Uszczelniania systemu podatkowego ciąg dalszy

Od 1 lipca 2018, poza obowiązkowym comiesięcznym JPK_VAT, przedsiębiorcy mogą być zobligowani przez fiskus do przesłania także innych zbiorów danych finansowo-księgowych w postaci jednolitych plików kontrolnych.

Kiedy spodziewać się wezwania do przekazania JPK?

Organ podatkowy może zażądać od podatnika dodatkowego JPK właściwie w każdym momencie, tzn. jeśli:

• stwierdził nieprawidłowości w jego rozliczeniu podatkowym i potrzebuje wyjaśnień,
• podjął wobec niego czynności sprawdzające polegające m.in. na sprawdzeniu terminowości składania oraz formalnej poprawności deklaracji lub terminowości wpłacania zadeklarowanych podatków, a także weryfikacji danych i dokumentów dotyczących rejestracji podatkowej,
• sprawdza, w ramach kontroli podatkowej, w jakim stopniu wywiązuje się on z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego,
• jest on kontrahentem innego kontrolowanego w ww. sposób przedsiębiorcy.

Struktury JPK – czyli czego urząd skarbowy może żądać?

Pliki JPK na żądanie, podobnie jak JPK_VAT, mają ściśle określony układ i format (po szczegóły najlepiej udać się na stronę MF) i dotyczą wybranych obszarów dokumentowania działalności gospodarczej. Należą do nich:

• JPK_KR – obejmuje dane z ksiąg rachunkowych, które są podstawą do weryfikacji poprawności rozliczeń podatkowych m.in. spółek kapitałowych. Przedsiębiorca może być poproszony o obroty i salda wybranych kont księgowych oraz dziennik księgowań.
• JPK_MAG – dotyczy przedsiębiorców prowadzących gospodarkę magazynową przy użyciu programów komputerowych. Sporządza się go dla każdego magazynu osobno w zakresie: przyjęcia z zewnątrz (PZ), rozchodu wewnętrznego (RW), przesunięć między magazynowych (MM) i wydania na zewnątrz (WZ). Struktura JPK_MAG zawiera takie dane, jak: data ruchu magazynowego, wskazanie towaru czy materiału, jego ilość, jednostka miary oraz cena jednostkowa i wartość, a w przypadku PZ i WZ – także wskazanie kontrahenta oraz numeru powiązanych faktur.
• JPK_FA – to zestawienie faktur sprzedaży oraz ich korekt obejmujące informacje zawarte na fakturach VAT: rodzaj i data dokumentu, dane identyfikujące kontrahenta oraz przedmiot sprzedaży, jego cena, ilość i stawka VAT.
• JPK_WB – to rodzaj wyciągu bankowego, który zawiera informacje o przeprowadzonych transakcjach na rachunku bankowym firmy. Większość banków oferuje możliwość wygenerowania pliku JPK_WB przez system bankowy, aczkolwiek może się wiązać z dodatkową opłatą. Póki co jednak, praktyka w zakresie JPK_WB nie jest jeszcze do końca jasna. Nie wiadomo, w jakich przypadkach fiskus po JPK_WB będzie mógł zwrócić się za zgodą podatnika bezpośrednio do banku, a w jakich wezwanie będzie kierowane do przedsiębiorcy. Nie doprecyzowana została jeszcze kwestia informacji pochodzących z prywatnych rachunków bankowych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
• JPK_PKPIR – to plik odzwierciedlający oryginalne zapisy w prowadzonej przez przedsiębiorcę podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
• JPK_EWP – to zestawienie odpowiadające ewidencji przychodów prowadzonej przez podatników rozliczających się w formie ryczałtu. W przypadku tej struktury, organ podatkowy określi zakres wymaganych danych w oparciu o zakres czynności sprawdzających postępowania lub kontroli.

Przykład:

1. Spółka z o.o. prowadząca gospodarkę magazynową będzie mogła być wezwana do przekazania: JPK_KR, JPK_MAG, JPK_FA, JPK_WB.
2. Firmę rozliczaną na książce przychodów i rozchodów, która nie ma obowiązku rejestrowania płatności dokonywanych przelewem i nie jest zobligowana do prowadzenia ewidencji magazynowej, mogą dotyczyć: JPK_PKPIR, JPK_FA.
3. Zwolnionego z VAT mikroprzedsiębiorcę, który rozlicza się na zasadach ryczałtu, będzie dotyczyło: JPK_FA, JPK_EWP.

Kiedy i jak przekazujemy JPK?

Co dokładnie, za jaki okres i do kiedy należy przekazać – będzie wynikało z wezwania. Termin na wykonanie tego zobowiązania będzie nie krótszy niż 3 dni, przy czym możemy wnioskować o jego wydłużenie, na przykład w przypadku nieobecności w firmie osoby odpowiedzialnej za przygotowanie JPK lub gdy żądanie dotyczy dużej ilości danych. To pozwoli to na uniknięcie konsekwencji w razie niedostarczenia żądanych plików w wyznaczonym terminie.

Należy pamiętać, aby nie przesyłać plików JPK drogą mailową. Zatem jak?

• poprzez wysyłkę bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych oraz magazynowych, z użyciem podpisu elektronicznego,
• na nośnikach danych – pendrive, karta pamięci, płyta CD/DVD, przekazanych osobiście na podstawie protokołu przekazania, który sporządza urzędnik po sprawdzeniu zawartości nośnika,
• na nośnikach danych wysłanych pocztą,
• za pośrednictwem udostępnionej przez MF bezpłatnej aplikacji JPK 2.0,, która służy do generowania i wysyłania wszystkich plików JPK, z użyciem podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego,
• przez bezpłatną aplikację e-mikrofirma, także udostępnioną przez Resort Finansów, dzięki której można tworzyć ewidencję i generować pliki JPK_VAT i JPK_FA – z tego rozwiązania, na chwilę obecną, mogą korzystać przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą.

Sankcje finansowe

Jeśli nie zdążymy przekazać JPK w wyznaczonym przez urząd terminie, może zostać na nas nałożona kara porządkowa – w 2018 r. to maksymalnie 2.800zł, przy czym dotyczy to zarówno przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych, którym przedsiębiorca zlecił prowadzenie księgowości – w zakresie danych z ksiąg rachunkowych.
A jeśli komuś zdarzy się odmówić przekazania danych lub w jakiś sposób uniemożliwić wgląd do nich, powinien liczyć się z karą grzywny w wysokości od 210,00zł do nawet 20.160.000,00zł – w zależności od skali i okoliczności zdarzenia, w tym motywacji przedsiębiorcy.
Należy jednak zaznaczyć, że MF deklaruje, iż urzędnicy są nastawieni na to, aby wspierać przedsiębiorców w prawidłowym wypełnianiu nowego obowiązku poprzez informowanie i edukowanie, a nie od razu wymierzać kary.

Czym jest, kogo dotyczy, jakie są konsekwencje nie spełnienia obowiązku

Od stycznia 2018 roku, wszyscy podatnicy – “Vatowcy” mają obowiązek przesyłać do urzędów skarbowych JPK_VAT, czyli kompletne zestawienia (Rejestry VAT) dokumentów sprzedaży i zakupu, które będą służyły przede wszystkim do weryfikacji transakcji między podatnikami w celu zapobiegania oszustwom podatkowym.
W praktyce oznacza to m.in., że:

• wszystkie dokumenty sprzedaży z danego podmiotu muszą znaleźć się w rejestrach zakupu podmiotów je nabywających,
• koszty i przychody danego podmiotu mogą być analizowane pod względem spójności, proporcjonalności itp.
• nierzetelne dokumentowanie transakcji, a także niekompletne rejestry księgowe mogą oznaczać poważne problemy,
• taki system weryfikacji ma stanowić element e-kontroli skarbowej i służyć do wyłapywania nieścisłości w celu wyjaśnień lub przeprowadzenia właściwej kontroli skarbowej.

Ponadto, od lipca 2018 ww. obowiązek został rozszerzony o tzw. JPK na żądanie i dotyczy także podatników-“nieVatowców” – podatnik może być zobowiązany do dostarczenia w ciągu 3 dni innych struktur JPK z informacjami na temat:

• faktur,
• ewidencji przychodów,
• ksiąg rachunkowych i podatkowych, także PKPiR,
• wyciągów bankowych,
• obrotów magazynowych.

UWAGA! Jeśli w przesłanym pliku JPK_VAT wystąpią niezgodności, US wyśle do podatnika powiadomienie w postaci:

• e-maila z adresu ckap.automat@ds.mofnet.gov.pl – na adres elektroniczny lub
• wiadomości tekstowej SMS – na numer telefonu wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym.

Należy pamiętać, że:

• na takie powiadomienia NIE należy odpowiadać –  są generowane automatycznie,
• powiadomienia nie będą zawierać żadnych wezwań do zapłaty podatku, a w treści e-maila i wiadomości SMS nie będą umieszczane żadne odnośniki zewnętrzne (linki) ani załączniki w formie plików,
• po otrzymaniu takiego powiadomienia, najlepiej skontaktować się ze SWOIM opiekunem księgowym.

Źródło:
http://www.finanse.mf.gov.pl/pp
http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/jpk/jpk-dla-malych-srednich-i-duzych-przedsiebiorcow